15/06/2016 por Sérgio Barreto
Todo empreendedor lida com a competição empresarial, necessidade de inovação e novos entrantes constantemente. Portanto, pequenos detalhes tanto de gestão como de apresentação de produtos se tornam diferenciais na “corrida pelo cliente”. Em vista disso, a procura incansável por melhores maneiras de gestão empresarial, redução de custos e ganhos de vantagens competitivas são essenciais, fazendo-se, assim, necessário o desenvolvimento de setores estratégicos da empresa e metodologias práticas, com o objetivo de angariar vantagens competitivas, como menor preço e diferenciais frente aos concorrentes.
Mas, então, como minha empresa pode melhorar constantemente a qualidade dos seus produtos/serviços a um custo baixo e de maneira efetiva e replicável?
Para atender a essa demanda que Deming desenvolveu o ciclo PDCA (Plan, Do, Check e Act), sendo uma das principais ferramentas de controle de processo com foco na melhoria contínua. Esse método busca analisar a situação e encontrar a causa raiz de algum problema seja de gestão ou de produção, elaborando soluções e planos de ação para implementá-las.
OK, mas como fazer? Como aplicar isso na minha empresa?
Para isso, preparamos uma explicação de como aplicar o PDCA na sua empresa, melhorando a qualidade dos seus entregáveis e ganhando vantagem competitiva.
1) Planejamento (Plan)
No planejamento, a aplicação do Método de Análise e Solução de Problemas (MASP), explicado no artigo “O Método de Análise e Solução de Problema: a solução prática e fácil para os problemas de sua empresa”, é bem efetiva, pois o objetivo principal dessa fase do PDCA é identificar/definir o problema/desempenho a ser atacado, analisar o problema/desempenho e desenvolver um Plano de Ação para a execução do mesmo na próxima fase. Neste momento de identificação, diversas ferramentas como Diagrama de causa e efeito, Teste de Hipótese, Pareto, entre outros são essenciais para a ação efetiva e a baixo custo.
2) Executar (Do)
Na execução não basta implementar o Plano de Ação e definir critérios de sucesso. A principal sugestão que temos é: chame todos os envolvidos na área estudada para a elaboração do Plano de Ação e definição de critérios de sucesso. Dessa forma, o mesmo será factível e se terá o engajamento do executor tanto com o planejado quanto com a meta estabelecida.
Além disso, é necessário verificar se seus funcionários compraram a ideia de mudança. É natural a aversão a mesma e isso pode ser decisivo no sucesso da solução desenvolvida e no desenvolvimento da empresa. Além do engajamento, é importante capacitar seus funcionários para o novo padrão de trabalho ou equipamento incluso com a solução definida.
3) Checar (Check)
Nesta etapa se compara os resultados medidos e alcançados durante a execução (Do) e o planejado (Plan) anteriormente. Estuda-se as causas das diferenças entre estado real e meta definida, validando as hipóteses com os dados agrupados. Deve-se, então, decidir o que deve ser feito em seguida:
- Manter meta: padronizar dos resultados e novos processos desenvolvidos, isto quando o estado real é maior que o planejado.
- Melhorar meta: avaliar na solução proposta o que pode ser ainda melhorado para aumentar o resultado, isto quando o estado real for igual ao planejado.
- Corrigir meta: retorna ao planejamento (Plan) e entender onde foi o erro e refazer o ciclo até a nova checagem, isto quando o estado real é pior que o planejado.
4) Agir (Act)
Nesta última fase, é essencial comunicar os resultados a todos os interessados. Assim, todos se sentirão parte da melhoria e a cultura organizacional de melhoria contínua se perpetuará. Além disso, a execução do que foi decidido na fase de checagem (Check) deve ser executado. Os novos processos devem ser registrados, novas oportunidades de melhorias devem ser identificadas e as correções nos antigos caminhos devem ser feitas. Essa é a fase de finalização e início de um novo ciclo.
Como você pode ter percebido no fim da última fase, a chave para o sucesso da implementação do ciclo PDCA é ele nunca terminar. A melhoria deve ser contínua e estar presente em toda a empresa desde o dono até a base da hierarquia organizacional. Ser mais que um procedimento, ser uma cultura presente em todos.
