22/06/2016 por Marina Erthal
Sabe aquele problema que você não consegue resolver e mensurar? E aquela decisão complexa, que decidirá o futuro da sua empresa? Muitas vezes, as respostas para dificuldades no negócio são obscuras – ou até aparentemente inexistentes.
Porém, acredite: sempre há uma luz no fim do túnel. E, para facilitar a tomada de decisão, o planejamento e acompanhamento de atividades, muitos especialistas pensaram em diversas ferramentas de qualidade para evitar que você acabe guiando seu negócio para o caminho errado. Ao final dos anos 50 – época em que a qualidade dos serviços nunca havia sido tão discutida e estudada – surgiram inúmeros pensadores que trouxeram à tona essa questão, como, por exemplo, Walter Shewhart, William E. Deming e Kaoru Ishikawa.
No meio de inúmeras ferramentas de qualidade criadas, separamos 4 delas, que ajudam – e muito – na hora de otimizar os processos de trabalho e tomar decisões corporativas:
1) Brainstorming
É um termo em inglês que significa “tempestade de ideias”. O objetivo dessa ferramenta de qualidade, portanto, é gerar ideias de contribuição espontânea e coletiva. Ela é geralmente empregada em grupos e pode ser aplicada em qualquer etapa da solução do problema. É importante ressaltar que, nessa técnica, deve-se evitar críticas, julgamentos e avaliações sobre as ideias que surgirem. Muitas delas consideradas “ruins” podem ser as pontes para outras mais criativas e com potencial.
Dica: use muitas cartolinas, post-its e anote tudo que surgir em mente! É fundamental para não haver esquecimentos.
2) Diagrama de Ishikawa (Espinha de Peixe)
É uma ferramenta de qualidade que mostra a relação entre um efeito e as possíveis causas que possam estar contribuindo para que o mesmo ocorra. Com ela, é possível visualizar mais facilmente a questão causa – efeito e analisar todas as possíveis origens de um problema. Abaixo, segue o modelo mais utilizado da ferramenta:
Dica: comece fazendo um brainstorming (ferramenta acima) para perceber o maior número possível de causas que estão gerando o problema. Não se esqueça de estabelecer claramente qual é o efeito que está sendo analisado!
Outro ponto é separar as causas em alguns grupos de causas, como “Máquina, Método, Mão-de-obra, Material, Medida e Meio Ambiente”.
3) Plano de Ação
É um instrumento para organizar e planejar qualquer ação, com objetivos específicos, que se vá tomar no negócio. Geralmente, é organizado da forma “5W2H1S” e acompanhado periodicamente. Os “5Ws”, em inglês, remetem a Why (por quê?), When (quando?), Who (quem?), Where (onde?) e What (o quê?). Os “2Hs” fazem referência a How (como?) e How Much (quanto?). O “S” final representa o Show (indicador para medir a efetividade da atividade). Segue, abaixo, a indicação de preenchimento de um Plano de Ação:
Dica: essa ferramenta de qualidade é muito utilizada quando se faz um PDCA e é chave fundamental para a etapa do “Plan” (Planejar a ação). Confira aqui dicas para fazer um PDCA muito eficaz.
4) Fluxograma
É uma representação visual e gráfica de processos ou fluxos de trabalho em sequências de atividades. É utilizado através de símbolos, que têm significados específicos e ajudam na hora de identificar as entradas, etapas e saídas de um processo, por exemplo. Os símbolos mais usados encontram-se abaixo:
Operação/Execução: aponta uma etapa do processo.
Dica: Geralmente, encontra-se no modo verbal do infinitivo.
Decisão: indica um momento em que se deve tomar uma decisão durante o processo. A pergunta, geralmente, é escrita dentro do losango e, dele, saem duas setas: uma mostrando a continuação do processo caso a resposta seja “sim” e outra caso seja “não”.
Sentido: as setas indicam o sentido em que o fluxo de trabalho/processo acontece.
Início/Término: aponta para o início e o fim do fluxo ou processo.
Portanto, acredite: simples ferramentas de qualidade podem ser extremamente relevantes nas decisões e resoluções de problemas de qualquer empresa. Basta colocá-las em prática e explorar todo o seu potencial para alcançar resultados incríveis!
