19/05/2022, Por Lucas Paura
“Uma das únicas certezas da vida é que em algum momento algo vai dar errado”. Você provavelmente já ouviu essa frase alguma vez em sua vida, mas, se não ouviu, definitivamente já vivenciou ela. É muito comum que planos deem errado tanto no meio pessoal, quanto no profissional. Afinal, é quase impossível que um projeto seja 100% assertivo e sem margem de erro. Então, como manter um planejamento o mais próximo da realidade? E como diminuir as chances dele dar errado? A resposta para essas perguntas é simples: tenha um Plano Ação eficaz. Por isso, nesse artigo, você vai entender melhor como fazer um plano de ação para sua empresa.
O que é um Plano de Ação?
Todas as empresas estão constantemente traçando planos e metas com o objetivo de projetar um crescimento. Mas, como elas fazem para planejar de forma mais eficiente? A resposta para isso é simples, no entanto, sua aplicação é um pouco mais complicada. Majoritariamente, as empresas buscam, em primeiro lugar, realizar um Planejamento Estratégico. Ou seja, elas utilizam ferramentas de gestão para definir os seus propósitos e metas. Seu objetivo é buscar seguir as premissas, os valores intrínsecos à marca e os resultados financeiros esperados por seus acionistas.
Para que essas metas sejam alcançadas, é necessário um Plano de Ação. Trata-se de uma forma organizada e guiada por uma metodologia bem definida. Um Plano de Ação tem o objetivo de contornar algum problema setorial que está atrapalhando o alcance de algumas metas. Em outras palavras, o plano de ação tem o intuito de solucionar não conformidades.
Antes de começar o Plano de Ação
Um Plano de Ação eficaz deve ser bem planejado e, para isso, é essencial a utilização de metodologias. Dependendo da sua metodologia, você consegue definir com clareza todas as etapas a serem realizadas. Elas podem ser utilizadas tanto para o planejamento quanto para a priorização das ações dentro de uma empresa. Assim, ao utilizar metodologias, seu Plano de Ações consegue ter um embasamento melhor e, consequentemente, ser mais eficaz.
Dentre as metodologias que podem te ajudar a planejar suas ações, podemos destacar a famosa 5w2h1s. Por exemplo, com ela, é possível definir o que, onde, quando, como e o porquê deve ser feito. Além disso, ela deixa claro quem deve fazer, quanto custará e, ainda, fornece um indicador de eficiência baseado no andamento do Plano de Ação conforme as métricas esperadas. Já para a priorização das ações, podemos destacar um método muito utilizado no âmbito empresarial: a Matriz GUT. Nela, todo o Plano de Ações é classificado nos quesitos Gravidade (sua importância), Urgência (em relação ao prazo) e Tendência (potencial de crescimento da ameaça). Logo, com ela, é possível definir a priorização de problemas.
Passo a passo de como fazer seu Plano de Ação
Passo 1: Revise seu Planejamento Estratégico
O primeiro passo é conhecer a fundo os objetivos e fundamentos da sua organização, parte mais essencial do processo, já que o alinhamento com tais fatores será a base do plano de ação. Com os insumos extraídos do Planejamento Estratégico, você terá uma orientação das questões da empresa que precisam ser trabalhadas. Elementos como a missão, a visão e os valores da empresa devem estar alinhados com os objetivos principais da empresa.
Passo 2: Trace suas metas
As metas são fundamentais para um bom Plano de Ação. Elas que vão nortear as ações e todos os processos da sua empresa. Por isso, elas devem ser claras e atingíveis. Uma estratégia para que suas metas sejam assertivas é a utilização do conceito “SMART”. Nele, a meta deve cumprir algumas características básicas que estão presentes na própria sigla em inglês SMART (Specific, Measurable, Attainable, Relevant, Temporal). Em português, podemos traduzi-la como;
- Específica (não gera interpretações equivocadas);
- Mensurável (que seja possível medir);
- Alcançável (que seja desafiadora, mas não muito difícil);
- Relevante (que seja importante);
- Temporal (que tenha um prazo definido).
Seguindo esse conceito, é possível traçar metas mais assertivas e estratégicas de acordo com sua realidade.
Passo 3: Defina as atribuições de cada colaborador
Você não vai conseguir bater metas da noite para o dia. Por isso, é importante que o caminho até o resultado final esteja claro, e que a participação dos envolvidos esteja bem definida. Listar e dividir as atribuições de cada colaborador é essencial para que o plano de ação possa fluir de maneira organizada. Assim, todos entendam as atividades a serem desenvolvidas e suas respectivas responsabilidades. Este ponto também é importante, porque uma participação bem definida em um plano de ação promove a percepção de que o colaborador está atuando em prol de um objetivo final. Tal fato motiva o colaborador visto que sua participação faz-se necessária.
Passo 4: Acompanhe o processo
É fundamental que seu Plano de Ação tenha um monitoramento periódico. Isso acontece, pois evita que problemas se prolonguem e, consequentemente, que as metas não sejam batidas no tempo estipulado. Por esse motivo, realize reuniões semanais ou quinzenais com os líderes de cada equipe para monitorar o andamento das ações.
Passo 5: Registre todos os dados relevantes
Ter todos os resultados e ações tomadas durante seu processo é importante para não repetir erros. Os dados podem ser seus aliados na hora de montar o próximo Plano de Ação. Por isso, registre tanto o que não sair como planejado, quanto as melhorias realizadas nos processos. Desse modo, você vai conseguir manter sua gestão de conhecimento interna atualizada e alinhada com a situação atual da empresa.
O que não deve faltar no seu Plano de Ação
Para um Plano de Ação eficaz, são necessários alguns detalhes. Com eles, você vai garantir que seu planejamento estratégico seja cumprido da forma mais assertiva possível. Por isso, a seguir separamos alguns detalhes que devem estar no seu Plano de Ação:
Prazos estipulados com antecedência: Atividades e entregáveis definidos com antecedência podem ser planejadas melhor. Assim, cada colaborador pode priorizar cada tarefa conforme importância e urgência. Por isso, sem prazos definidos, é muito improvável que seu Plano de Ação funcione. É importante destacar que, para estipular prazos, deve haver um alinhamento com o líder da equipe. Tal fato acontece pois ele vai saber gerar melhor o tempo de execução de cada tarefa. podem muito bem ser guiadas por prazos pré-estabelecidos.
Representação visual do Plano de Ação: Quadros, cronogramas e slides são algumas das representações visuais possíveis para seu Plano de Ações. Com ele, é possível promover um engajamento na sua equipe a partir do acompanhamento da progressão das metas. Além disso, uma representação visual pode ajudar a identificar gargalos nos processos. Isso deve-se ao fato de que fica mais fácil identificar quais tarefas não estão sendo executadas.
Análise crítica dos resultados: Isso vai ser essencial para poderem ser realizados ajustes no planejamento. Em um cenário no qual as metas serão batidas antes do prazo, é interessante repensar suas ações. Afinal, se sua equipe está quase cumprindo o planejamento, por que não tornar a meta mais desafiadora? Já em um cenário no qual a empresa está longe de bater as metas, seu planejamento pode estar desalinhado com a mesma. Assim, ter os resultados periódicos das equipes em mãos será determinante para identificar os gargalos e traçar estratégias rapidamente.
Conclusão
Diante do exposto, você ainda acha que o seu negócio se planeja de forma assertiva? Se sim, você acredita que o seu negócio consegue desenvolver soluções satisfatórias e eficientes para eventuais problemas? Caso queira em sua empresa um Planejamento Estratégico seguro e com Planos de Ações bem definidos para suas não conformidades, pode contar com a Meta Consultoria! Nós podemos te ajudar a alcançar e, sobretudo, melhorar os seus resultados. Entre em contato conosco e peça seu diagnóstico gratuito!
