07/09/2020 por Louise Campelo
No cenário de quarentena, muitas pessoas tiveram que, rapidamente, adaptar toda sua rotina e ambiente doméstico para o home office. No entanto, esta mudança teve impacto em dois pontos fundamentais para o sucesso de qualquer atividade: a produtividade e a qualidade de vida. Por isso, apresentamos aqui a ferramenta 5S, geralmente aplicada em organizações e indústrias. Nesse artigo vamos mostrar como ela funciona adaptada ao contexto do seu próprio ambiente remoto de trabalho.
A ferramenta 5S é originária do Japão e tem como base a definição de 5 sensos focados na melhoria contínua por meio de fatores como a limpeza e a organização no trabalho. Ela atua na otimização do tempo de execução das tarefas e possui importantes benefícios ao bem-estar e à saúde. A seguir, demonstraremos como cada um dos sensos pode ser aplicado na adaptação ao home office.
1. Seiri
O primeiro “S” faz referência ao Seiri, ou seja, ao Senso de Utilização. Ele é compreendido como a eliminação de itens e de dados fora de uso, com o objetivo de liberação de espaço, diminuição do risco de acidentes e redução no tempo de utilização. Sabe aquela bancada cheia de papéis que você insiste em manter da forma que está porque “sempre foi assim”? Na adaptação para home office, é onde o Seiri entra, como forma de classificar o que é e o que não é útil no seu espaço de trabalho. É o momento de colocar a mão na massa e deixar por perto apenas materiais e documentos úteis para aquele momento.
Ao mesmo tempo, o Senso de Utilização também pode ser usado nas pastas de arquivos do seu computador. Com a tecnologia cada vez mais presente, o ideal é entender que muita informação atrasa os processos e ocupa espaço. Para sua Área de Trabalho, deixe apenas aqueles arquivos e softwares que têm utilidade no seu cotidiano. Na pasta Meus Documentos, organize seus arquivos em pastas e apague os que estiverem repetidos ou até mesmo que tenham perdido a utilidade.
2. Seiton
O segundo “S” corresponde ao Seiton, traduzido como o Senso de Organização. Ele dialoga com a redução do tempo para encontrar e identificar uma ferramenta dentro do ambiente de trabalho. No ambiente remoto, uma boa prática pode ser determinar onde e como armazenar cada item, de acordo com sua frequência e momento de uso. Por exemplo, objetos utilizados toda hora como canetas, notebooks e cadernos devem estar no próprio espaço de trabalho. No mesmo raciocínio, objetos usados uma vez ao dia, como grampeadores e clips, podem estar apenas próximos. Entretanto, itens utilizados com uma frequência semanal podem ficar em um armário próximo, e itens com uma frequência mensal podem estar mais distantes.
Aqui, um ponto essencial é a disciplina. Manter o local de trabalho organizado requer foco e determinação e é um exercício diário. Tenha em mente a regra: “Usou, guardou” e esteja sempre atento a novas formas de utilizar e repensar o espaço. Assim, nunca mais você terá que passar meia hora procurando aquele documento do trabalho porque “não lembra onde deixou”. Se possível, identifique visualmente esses espaços, usando, por exemplo, caixas organizadoras devidamente etiquetadas. Por fim, leve esse mesmo exercício para seu ambiente digital, organizando os arquivos em pastas e tornando o acesso a eles cada vez mais rápido e eficaz.
3. Seiso
O terceiro “S”, por sua vez, diz respeito ao Seiso, o Senso de Limpeza. Este é associado não apenas à ideia de eliminar sujeiras, mas também de aprender a não sujar. Isso porque, além de uma melhora no ambiente de trabalho, você pode aumentar a vida útil de seus equipamentos, como o teclado de seu computador, e reduzir esforços repetitivos de limpeza. Quantas vezes você já não limpou o ambiente em um dia, e no dia seguinte já estava sujo de novo?
Em home office, onde pode-se ter familiares e animais domésticos compartilhando o mesmo espaço, é difícil falar de limpeza. O primeiro passo, então, é entender que todos que utilizam o espaço são também responsáveis pela manutenção deste. O 5s pode também ser compartilhado com essas pessoas para uso geral. O segundo passo é não apenas limpar, mas entender também a causa da sujeira. Às vezes, se o que te incomoda são as várias migalhas de biscoito encontradas na escrivaninha, é hora de repensar se o escritório é um espaço adequado para comida, entende? A mesma lógica pode ser utilizada para diversas ocasiões, a fim de investigar o motivo da sujeira, aprendendo assim a evitá-la.
4. Seiketsu
O quarto “S” se concretiza no termo Seiketsu e está associado ao Senso de Saúde e Higiene. Ele se mostra importante para tornar o ambiente de trabalho saudável e seguro, prevenindo acidentes. Além disso, ele atua na prevenção e controle do estresse e no aumento da satisfação pessoal.
Sabemos que, nesse momento, muitas pessoas tiveram suas vidas colocadas de cabeça para baixo de um dia para o outro a fim de adaptar todo o seu ambiente doméstico ao home office. Assim, também há uma maior dificuldade em separar o horário profissional do horário de lazer. Essa complicação pode afetar diretamente na sua qualidade de vida. O Seiketsu vêm então para gerar uma mudança comportamental. Algumas práticas simples e interessantes consistem em definir horários de descanso e de expediente (mesmo que você não tenha um expediente rígido), colocar sua costumeira roupa de trabalho e procurar um local calmo e separado para as atividades laborais.
Ademais, cuide da sua imagem e da sua mente, separando um espaço para hábitos de limpeza pessoal. Mesmo em casa, você não quer aparecer nas videochamadas, com seus colegas de trabalho, de pijama e cabelo bagunçado, certo? Sua autoestima e seu cuidado pessoal são pontos-chave para seu bem-estar e para a imagem que você constrói no ambiente profissional, mesmo remoto.
5. Shitsuke
Por fim, o quinto “S” está associado ao Senso de Autodisciplina, Comportamento e Educação e é definido pelo termo Shitsuke. Como abordamos anteriormente, mudanças comportamentais e disciplina são essenciais para a ferramenta do 5S, principalmente no ambiente remoto onde não há controle tão rígido e formal das suas atividades. Nenhum dos outros “S” irá funcionar se você não se educar para isso e transformá-los em um hábito. Crie uma rotina e padronize a aplicação dos demais exercícios, definindo regras e prazos. Se comprometa para seguir essas regras: o 5S é um exercício de força física, mental e moral.
E você, como tem feito para se adaptar ao ambiente remoto? Esse artigo te ajudou a entender mais sobre o 5s? Quer saber mais? Entre em contato com a gente!
