08/02/2017 por Matheus Bertaglia
Primeiramente, é importante definir a terminologia da palavra “processo”, que é uma sequência contínua de operações realizadas por uma organização para gerar um resultado desejado. Neste artigo, serão abordados três aspectos do mapeamento de processos: o que é, qual é a importância do mesmo e como é feito.
1. O que é um mapeamento de processos?
É uma técnica utilizada pelas empresas baseada na ferramenta de qualidade denominada fluxograma. Nessa técnica, se ordenam, passo a passo, atividades realizadas de um processo da empresa.
2. Qual é a importância do mapeamento de processos?
Em sua empresa, caso os processos não estejam tão bem estruturados, podem haver setores diferentes realizando as mesmas tarefas. Isso gera retrabalho, o que ocasiona uma queda na produtividade dos empregados e desorganização, comprometendo a eficácia e eficiência com consequente perda de recursos e tempo.
Nesse sentido, o mapeamento de processos se mostra uma importante técnica de gerenciamento de qualidade. Com ele, é possível ter uma visão ampla, clara e objetiva sobre como cada processo ocorre. Isso possibilita a identificação de responsáveis pelas atividades e processos, de gargalos no fluxo operacional e excessos de documentações e aprovações.
Realizado o mapeamento e identificadas tais características, pode-se revisar o mapa do processo, otimizar o fluxo em termos de procedimentos, tempo de produção e dos responsáveis pelas atividades. Desta forma, garante-se um controle sistematizado e ordenado dos processos, passíveis de uma melhoria contínua e revertendo as consequências anteriormente citadas de processos não tão bem estruturados.
Além disso, é importante destacar que, tanto processos não tão bem estruturados quanto os que se encontram satisfatórios, podem ser otimizados, em busca da melhoria contínua para aumento da eficiência no uso de recursos e tempo.
Por fim, outra vantagem de se ter o mapa dos processos é a facilidade no treinamento de novos profissionais para o determinado setor.
3.Como é feito o mapeamento dos processos?
O mapeamento pode ser dividido em quatro etapas:
1º) Definir os processos que serão mapeados junto com a decisão da ferramenta na qual serão realizados os mapeamentos;
2º) Definir qual é o nível de detalhamento necessário.
3º) Realizar visitas para entrevista do profissional ou acompanhamento da atividade para a documentação;
4º) Validação dos mapeamentos realizados.
Realizadas as quatro etapas e tendo o mapeamento dos processos, os mesmos podem ser continuamente otimizados seguindo outras quatro etapas:
1º) Identificar nos processos mapeados os que demandam mais recursos na organização;
2º) Questionar as atividades que ocorrem nos processos, levantando as necessidades de melhoria e desenvolvendo novas formas de realiza-las;
3º) Implementar os novos modos de realização dos processos com as propostas levantadas na etapa anterior;
4º) Monitorar os novos processos implementados pois será possível identificar novos gargalos e necessidades de melhoria nas atividades.
Portanto, o mapeamento de processos e a otimização dos mesmos mostra-se como uma excelente oportunidade para as organizações aprimorarem o fluxo operacional e sua estrutura. Com isso, eleva-se a eficiência do negócio e é possível atingir os resultados desejados.
Entenda se sua empresa tem a necessidade do uso dessa técnica!
