12/11/2021 Por Amanda Chen e Rafael Higa
A padronização de processos visa o aumento do lucro da empresa através da redução de custos, aumento da eficiência operacional e organização das atividades. Quando pensamos no objetivo de uma empresa, imediatamente pensamos na maximização do lucro, mas essa pode se dar de diversas formas. Analisar seu público é essencial para traçar um marketing que aumente suas vendas. Por outro lado, também é indispensável refletir sobre o preço para a comercialização dos produtos, evitando prejuízos futuros.
Porém, muitas vezes não pensamos sobre os processos envolvidos na confecção dos produtos ou prestação de serviços. A padronização desses processos é o ponto chave para que a empresa otimize seus recursos financeiros e humanos.
Como isso ocorre? Veja abaixo 5 benefícios trazidos pela padronização dos processos!
1. Reduza os custos da sua empresa
Matéria prima em estoque é um custo de oportunidade que poderia estar sendo investido em outras coisas. Estoques de segurança são um grande desperdício para as organizações. Geralmente, são causadas pelo desconhecimento do processo produtivo. Assim, através da padronização dos processos é possível entender exatamente a quantidade necessária de insumos que devem ser comprados, potencializando sua utilização e evitando desperdícios.
Além disso, nas empresas em que não têm padronização, cada profissional executa as tarefas como bem entende. Tal situação se mostra perigosa já que, muitas vezes leva à produção de produtos defeituosos. Com isso, acaba gerando um gasto excessivo de matérias primas. Assim, a uniformização do processo contribui para a diminuição dos erros e gasto de recursos.
2. Aumente a produtividade
O trabalho de padronização permite estabelecer a melhor maneira de realizar o processo. Isto é, por meio do estudo e comparação dos diversos métodos realizados pela empresa ou praticados no mercado. Portanto, a melhor maneira varia de acordo com o objetivo central da empresa. Dessa forma, é possível estabelecer um processo mais barato, rápido, automatizado ou que gere produtos de maior qualidade.
O estabelecimento de um método padrão facilita o trabalho dos operadores, pois eles saberão exatamente o que e como desempenhar. Portanto, a produtividade dos trabalhadores é aumentada, mas isso não se limita apenas a eles. Com menos necessidade de controlar a produção e os funcionários, a gerência pode focar na elaboração e execução das estratégias.
Além disso, a padronização do processo permite o maior conhecimento das atividades realizadas. Assim, é possível calcular a capacidade produtiva com mais exatidão. Isso permite que a empresa garanta que o prometido será entregue ao cliente. Também, é claro, proporciona uma análise mais assertiva do crescimento da organização.
3. Garanta a segurança no trabalho
Muitas empresas não levam em conta os riscos de acidentes ao projetar o processo produtivo. Porém a ocorrência de um pode gerar grandes prejuízos. Isso porque na ocorrência de acidente ocorre a parada da operação, gerando uma perda por espera. Além disso, os acidentes impactam emocionalmente os trabalhadores e afetando o seu desempenho no trabalho. Ainda, em alguns casos transcorrem processos judiciais que levam a perdas financeiras.
Outro ponto a se pensar, é que a falta de um padrão de trabalho permite que os trabalhadores escolham o método que quiserem. Se este não possui conhecimento sobre os riscos envolvidos e gerados por sua ação, pode estar botando a sua saúde e a de colegas em perigo. Dessa forma, padronizar e conhecer os seus processos permite identificar os riscos existentes. Consequentemente, facilita a tomada de ações preventivas, evitando todas as perdas anteriormente citadas.
4. Facilite o treinamento dos funcionários
O processo de treinamento de novos funcionários pode se tornar desgastante e perigoso para a empresa, se for feito sem uma padronização. Os colaboradores antigos podem levar dias e horas para tornar os novos funcionários aptos a realizarem suas funções. O desgaste ocorre, pois o instrutor ficará responsável pelo novo funcionário e poderá ter seu ritmo de trabalho interrompido. Desse modo, faz com que ele não alcance as metas propostas.
Além disso, por não ter os processos padronizados e documentados, as chances de perda de conhecimento são altas. Cada funcionário passará adiante aquilo que sabe, mas pode ocorrer de esquecer de apresentar algum detalhe. Como um efeito em cadeia, o novo funcionário também pode esquecer algo que foi passado a ele. Com isso, os tempos passam e o conhecimento vai se perdendo dentro da empresa.
Esses fatores reduzem o lucro da empresa e geram maior variabilidade da a qualidade e forma do produto final. A padronização dos processos permite uma gestão de conhecimento mais rápida e eficiente. Em razão disso, possui o método ideal de execução e a descrição passo a passo de cada atividade. Ela ainda permite uma visão do processo como um todo, criando o senso de responsabilidade em seus colaboradores. Portanto, seus funcionários saberão exatamente como a produção deve acontecer!
5. Encante seus clientes
Quantas vezes você não foi a um restaurante e recebeu algo diferente do que foi apresentado? Essa é uma situação comum que sempre gera a quebra de expectativa de nós, consumidores.
Ao comprarmos um produto, ou ao contratarmos um serviço, desejamos receber exatamente o que pedimos. A entrega de variações não programadas seja na aparência, qualidade, durabilidade ou tempo de entrega, quebra as expectativas e torna-se um dos pontos principais para a não fidelização dos clientes.
No cenário atual, isso é extremamente perigoso, pois todos os dias surgem novos empreendimentos e o mercado está ficando cada vez mais saturado. Por consequência, vem tornando-se mais difícil conquistar novos clientes. Por isso, é importante que a empresa foque na manutenção dos clientes existentes. A padronização dos seus processos garante a constância da produção. Além disso, permite que seja entregue exatamente o que foi contratado pelo consumidor dentro do prazo combinado.
Segundo Philip Kotler: “Um cliente satisfeito conta para mais três pessoas sua experiência positiva, enquanto um cliente insatisfeito relata sua experiência negativa para onze”. Encante seus clientes garantindo a constância da sua produção!
Como você já sabe, aqui na Meta Consultoria, um dos nossos valores é de Encantar nossos clientes. Por isso, personalizamos e entregamos as melhores soluções focadas no seu negócio. Dessa forma, buscamos entender a sua demanda para que você possa alavancar o seu negócio. Assim, ele será destaque frente à concorrência.
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