02/12/2021 Por Amanda Chen e Rafael Higa
Um dos maiores desafios que as empresas enfrentam é crescer sem aumentar os custos. Muitos gestores realizam a contratação de novos funcionários e investem em mais e melhores máquinas, buscando o aumento da produção.
Esses elementos são importantes, mas costumam gerar apenas prejuízos para a empresa. Isso ocorre, pois o problema geralmente não está na capacidade produtiva da empresa e sim em sua organização.
Por meio da otimização de processos, muitos negócios conseguem melhorar o desempenho interno, economizando tempo e dinheiro. Nesse caso, com nosso artigo, você irá aprender a otimizar os processos da sua empresa de forma eficiente. Confira!
O que é um processo e sua otimização?
Em uma organização, existem diversas tarefas que se relacionam e formam um processo produtivo para gerar um produto ou um serviço. Dessa forma, os processos podem englobar tarefas de planejamento da produção até sua entrega ao cliente.
Por isso, a otimização de processos é a chave para quem busca a maior eficiência possível na sua produção. Ou seja, ela é feita pela redução de gargalos, diminuição dos erros e eliminação de desperdícios. Com tudo isso, consegue gerar menores custos e reduzir o gasto de tempo.
Os passos primordiais para a otimização de processos são:
- Compreender e mapear as atividades executadas
- Identificar pontos de melhoria
- Propor e implementar soluções
- Monitorar os resultados
1. Compreender e mapear as atividades executadas
Em primeiro lugar, é preciso entender todas as atividades executadas dentro da sua empresa. Somente assim será possível ter uma noção completa do cenário e identificar o que pode ser melhorado. Por isso, você deve entender quais são os processos executados, quais áreas estão envolvidas, que funções desempenham e como elas se relacionam.
Além disso, existem muitas informações envolvidas e compreendê-las sem um modelo se torna difícil. Portanto, com todas as informações em mãos é importante a utilização de um software de modelagem de processos. Isto é, ele faz com que as informações se tornem mais visuais, como é com o Bizagi, uma das aplicações mais comuns para esse fim.
2. Identificar pontos de otimização
Após mapear os processos, é necessário analisar as atividades realizadas e refletir sobre os empecilhos que se encontram na execução do trabalho. Para isso, é de extrema importância envolver os colaboradores que as desempenham. Isso porque, eles são muitas vezes as pessoas que têm maior domínio sobre o que ocorre no trabalho. Consequentemente, podem contribuir para identificar procedimentos que são mais demorados ou que não agregam valor e para a identificação de desperdícios.
Essa cooperação gera maior engajamento dos colaboradores, fazendo com que eles desenvolvam mais o senso de pertencimento e sintam-se mais valorizados. Além disso, a participação facilita o processo de adaptação aos novos processos, já que estiveram diretamente envolvidos nas mudanças.
3. Propor e implementar a otimização
Com os pontos de melhoria em mente é possível trabalhar as soluções para tais situações. É importante destacar que não existe um padrão. Nesse caso, cada empresa possui diferentes contextos e é preciso avaliar cada um de forma adequada. Mas o recomendável é começar por aqueles pontos que têm um impacto maior no processo e que se resolvidos contribuirão para a maior produtividade e redução de custos.
Por esse lado, buscar ajuda especializada pode contribuir na resolução dessas dificuldades de forma assertiva. Principalmente, por meio de planos de ação voltados para cada adversidade e pelo redesenho da ordem em que os processos ocorrem.
4. Monitorar os resultados
Após a aplicação dos aperfeiçoamentos, muitos gestores param de se preocupar com o fluxo do processo e consideram que o trabalho se deu por acabado. Contudo, isso é um grande erro. Por isso, é preciso realizar monitoramentos contínuos a fim de verificar se o que foi proposto realmente está trazendo resultados positivos para a empresa. Portanto, a utilização da melhoria contínua e de indicadores chave para metrificar a atividade se mostram medidas de extrema importância para manter a organização na busca pela excelência.
Após a implementação dessa melhoria contínua, basta desfrutar dos benefícios trazidos pelas ações realizadas. A redução de desperdícios, a redução de custos, a redução do tempo que o processo leva para ser executado e o aumento da produtividade, são alguns exemplos. Além dessas, existem outras vantagens como:
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Atender a demanda de forma assertiva:
A otimização de processos permite também um controle maior sobre a produção, entendendo qual a capacidade produtiva esperada da empresa. Dessa forma, é possível alinhar adequadamente as entregas com os clientes, a fim de cumprir com o combinado. Além disso, é possível superar a concorrência e fidelizar os clientes através da melhoria da qualidade e redução dos custos.
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Padronizar o trabalho:
A padronização de processos se mostra uma consequência da otimização. Ou seja, ao definir a melhor maneira de se realizar a atividade, é esperado que ela seja sempre executada dessa maneira. Isso é benéfico na medida que os colaboradores saberão sempre o que fazer, tendo uma maior autonomia para executar as tarefas. Além disso, permite à gerência focar na estratégia da empresa, em vez de ficar controlando a produção.
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Reduzir riscos:
Ao otimizar os processos, os custos são reduzidos, pois o desperdício é evitado e os gastos operacionais são diluídos pelo aumento da produtividade. O que muitos gestores não sabem, é que também há a redução de riscos financeiros. Isso ocorre pois a padronização da produção evita o erro humano, de forma que a probabilidade de danos às máquinas se torna reduzida, permitindo investimentos mais seguros.
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