Por Brennda Mayal, Gustavo Aragão e João Pedro Oliveira
A modelagem de processos em BPMN é uma das ferramentas chaves para a gestão de atividades em negócios. A falta de conhecimento sobre mecanismos adequados para aprimorar processos corrobora para que empresários adotem técnicas pouco assertivas de gestão. Segundo o Instituto Brasileiro de Geografia e Estatística (IBGE), 25% das empresas fecham por gestão inadequada.
Nesse sentido, para você que quer conhecer mais sobre ferramentas de gestão, apresentamos neste artigo tudo sobre o que é o BPMN, um excelente mecanismo de modelagem de processos. Afinal, quem não quer otimizar seus recursos, evitar desperdícios, motivar os colaboradores e remover gargalos na produção?
No que o BPMN consiste?
O Business Process Modeling and Notation (BPMN) é uma notação gráfica utilizada mundialmente, com o objetivo de mapear, de forma padronizada, os processos de produção e negócio de organizações. Ou seja, o BPMN é utilizado para definir uma forma padrão, utilizando de símbolos e regras, e permite modelar diversos tipos de fluxo de processos, com variados níveis de detalhamento.
Para realizar a modelagem e conseguir, de fato, otimizar seus processos, é importante automatizá-los e utilizar uma ferramenta tecnológica, como o BPMS (Business Process Management Suite ou System). Com ele, é possível fazer a modelagem e concluir as próximas etapas da gestão de processos de negócio, como a execução na prática e o controle após implantação.
Qual a importância de modelar processos?
Uma das etapas do BPM é a modelagem, que consiste na representação de processos de maneira completa e precisa sobre suas etapas.
Trata-se de uma linguagem que representa eventos de um processo por meio de ícones em sequência. Por meio dessa linguagem, é possível compreender a modelagem de processos de maneira universal. Isto é, todos os colaboradores envolvidos no processo, de todo o mundo, conseguem compreender os símbolos utilizados.
Assim, o entendimento do processo de negócio torna-se mais visível e intuitivo para gestores e analistas, bem como a identificação de pontos de melhoria, investimentos, ou reestruturação.
Modelar é uma forma econômica e prática de padronizar os processos, que traz vantagens como:
- Organização dos procedimentos de maneira visual e intuitiva;
- Praticidade para perceber e corrigir falhas pontuais;
- Embasamento para estipular métricas de acompanhamento e controle de atividades;
- Facilitar a gestão de conhecimento para novos colaboradores;
- Prever possíveis impactos que falhas nos processos podem causar;
- Visualizar as responsabilidades de diferentes setores e a relação entre cada um deles.
Quais são os elementos do BPMN?
Os elementos de BPMN podem ser divididos em 4 grupos, detalhados abaixo:
1. Objetos de fluxo:
Podem ser divididos em atividades, tarefas que precisam ser executadas no prazo, eventos, situações que acontecem durante o processo e decisores, usados para controle da sequência do fluxo.
2. Artefatos:
Utilizados na agregação de informações adicionais para a realização do fluxo do processo em desenvolvimento. Há 3 tipos comuns de artefatos:
- Objetos de dados: mostram como os dados são requeridos ou produzidos;
- Grupos: usados para realizar a documentação ou análise;
- Anotações: transmitem ao leitor mais informações sobre a atividade.
3. Objetos de conexão:
São usados para demonstrar a sequência do processo ecomo os objetos de fluxo se conectam. Podem ser subdivididos em 3 tipos:
- Associação: associa os artefatos ao fluxo do processo;
- Fluxo de mensagem: representa a troca de informações do processo com o meio externo;
- Fluxo de sequência: ordem das atividades do processo.
4. Swimlanes:
São utilizadas para organizar as atividades em categorias e podem ser divididas em:
- Piscina: demonstra a organização do processo;
- Raia: subdivisões do pool usadas para manutenção da organização de todas as atividades do processo.
Exemplos de elementos utilizados:
Onde o BPMN pode ser aplicado na sua empresa?
A BPMN é um mecanismo que promove uma integração dos setores da empresa, portanto é necessário realizá-la na empresa como um todo. Tal fato é importante, visto que uma empresa conectada e unificada é essencial para a eficiência de processos e crescimento organizado.
Desta forma, torna-se mais simples integrar todas as pessoas envolvidas nas atividades, incluir dados e acoplar outros softwares e sistemas de gestão conforme a empresa for progredindo.
Conclusão
Portanto, evidencia-se que a notação BPMN é muito útil para descrever o passo a passo de um processo. Através de diagramas, promove uma visão gráfica que expressa de forma simples os processos de um negócio. Ratifica-se que todo processo deve ser muito bem planejado, implementado e controlado de forma assertiva para obter os melhores proveitos.
Dessa forma, é imprescindível a contratação de uma empresa de consultoria para o auxílio em todos os passos e fatores, com bastante cuidado, e a escolha do modelo ideal.
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