Lucas Eduardo Oliveira
Você já teve dificuldade em controlar e entender o que estava acontecendo na sua empresa? Ou você sente que os seus processos são ineficientes e poderiam ser melhores? Um Mapeamento de Processos pode ser uma ótima maneira de sanar tais problemas, além de ajudar a tornar seus processos mais padronizados e fáceis de serem entendidos. Neste artigo, será explicado um pouco melhor sobre o que é um Mapeamento de Processo e quais os seus benefícios.
No que consiste um Mapeamento de Processos?
O Mapeamento de Processos é uma ferramenta que utiliza símbolos e elementos visuais para ilustrar o fluxo de algum processo de trabalho de uma organização. Dessa forma, é possível representar de uma forma fácil e simples.
Existem diferentes tipos de metodologias de símbolos utilizados no Mapeamento, no entanto a mais utilizada hoje em dia é a de Business Process Management Notation (BPMN). BPMN é capaz de ilustrar os responsáveis pelos processos, as atividades executadas por cada responsável, tomadas de decisão necessárias, dentre outros. De maneira geral, obtém-se tais informações por meio de entrevistas com os envolvidos no processo,
Ou seja, a partir do Mapeamento do Processo é realizado um desenho do processo analisado, de forma a sinalizar todas as suas atividades e partes envolvidas, o que facilita na observação de pontos de atenção.
Qual a importância de um Mapeamento de Processos?
Entendendo melhor o que é o Mapeamento, é possível compreender os seus benefícios e como ele pode ajudar a impulsionar o seu negócio.
Inicialmente, é importante destacar que o mapeamento é capaz de organizar os processos, de forma que é possível obter-se uma visão geral do passo a passo necessário para completar o processo analisado. Sendo assim, é possível resolver problemas como desentendimentos sobre os processos, assim como falta de clareza sobre os responsáveis por cada etapa. Além disso, é possível definir também quando elas deverão ser executadas, de forma que a padronização dos processos seja alcançada.
Além disso, a partir de uma análise do desenho do processo, fica evidente a ocorrência de redundância e ineficiências de atividades, que implicam em perdas de tempo, movimentação desnecessária, utilização de recursos de forma pouco otimizada e afins.
A partir de tal análise, é possível determinar quais são os gargalos do processo e definir um novo desenho para ele, de forma mais otimizada e bem construída.
A partir disso, o mapeamento implica na redução de custos e perdas, tornando o gerenciamento do seu negócio mais otimizado e eficiente. Assim, o mapeamento é uma ferramenta essencial para as empresas, sendo amplamente utilizada na busca por processos mais eficientes.
Como fazer um Mapeamento?
Realiza-se o mapeamento a partir de entrevistas e conversas com os colaboradores responsáveis pelas atividades no processo. A partir desta coleta de insumos, garantimos uma visão dos envolvidos no processo, com suas falhas e ineficiências.
Em seguida, passam-se tais informações para o desenho, utilizando alguma notação, tal como a BPMN, citada anteriormente. Com isso, os processos desenhados possuem maior simplicidade, gerando uma fácil visualização das tarefas, mas representando sempre a situação real que é vivenciada. Nessa parte, também pode realizar os relatórios de Procedimentos Operacionais Padrões (POP’s), que destrincham de forma mais detalhada o passo a passo de partes mais técnicas do processo, de forma a padronizados certas etapas e orientar os colaboradores a seguirem um determinado caminho.
Por fim, após finalizar o desenho do processo atual, realiza-se uma análise crítica acerca do fluxo do processo desenhado. Tal análise, é feita para encontrar os gargalos e ineficiências existentes. Em seguida, observa-se os pontos levantados por esta análise, para que promova-se possíveis soluções, que tornem o processo mais fluído e otimizado.
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