01/08/2020 por Matheus Kasnowski e Natália Araujo
A Estruturação Interna é uma ferramenta de gestão que busca compreender e alinhar a forma que uma empresa se constitui internamente. Por isso, ter uma hierarquia, cargos e funções definidas é extremamente importante para a organização e produtividade de um negócio.
Quando isso não ocorre, os funcionários tendem a ficar confusos e desmotivados quanto às suas atividades. Levando assim, à queda de rendimento e consequentemente, prejuízos para a organização.
Uma boa Estruturação Interna pode ser a chave para o bom funcionamento da sua empresa, levando-a rumo ao sucesso! Contudo, seguindo a mesma linha de raciocínio, uma má gestão da sua equipe e uma divisão ineficaz de cargos e funções, pode conduzi-la ao fracasso.
Compreendeu a importância desse conceito? Veja agora 7 vantagens de se ter uma boa Estruturação Interna do seu negócio!
1) Compreender a hierarquia da empresa
Para entender como um negócio está organizado hierarquicamente, é importante elaborar um Organograma indicando a posição de cada colaborador. Essa estrutura apresenta desde o presidente da corporação até os funcionários de menor nível operacional, estando dispostos por meio de uma cadeia hierárquica, facilitando a compreensão “quem responde a quem”.
Na imagem abaixo, temos um Organograma, que promove uma melhor visualização de toda a estrutura da corporação e de todos os colaboradores que trabalham nela. Logo, ficará mais claro, tanto para quem é da empresa quanto para quem é de fora, entender cada departamento, com suas respectivas tarefas, responsáveis, superiores e subordinados.
2) Dividir melhor as funções de cada cargo
Uma boa divisão das funções atribuídas a cada cargo permite que os funcionários compreendam quais são seus deveres perante a organização, fazendo com que aumentem sua produtividade, por se especializarem nas tarefas que foram destinadas a eles. Tal divisão fica bem esclarecida por meio da elaboração de um Funcionograma, que é um gráfico de organização que demonstra detalhadamente as principais atividades desempenhadas em cada cargo do Organograma.
Na imagem abaixo, temos um Funcionograma, que tem por objetivo, demonstrar detalhadamente, as principais atividades desempenhadas em cada órgão do organograma. Além disso, ele possibilita a padronização das tarefas e uma melhor e mais coerente distribuição do trabalho.
3) Identificar atividades necessárias
Com um estudo de como acontecem os processos, poderão ser identificadas atividades que são ou não necessárias. Podendo, dessa forma, diminuir consideravelmente o tempo de execução, aumentando assim a produtividade. Grande parte das tarefas que executamos normalmente não são realmente necessárias. Em muitos casos, o trabalho ou processo não deveria ser submetido à simplificação ou melhoria, mas sim, ser inteiramente eliminado.
4) Entender as competências necessárias para cada cargo
Saber quais são as habilidades necessárias para ocupar cada cargo de uma organização é extremamente importante para garantir sua eficiência. Dessa forma, atribuir funções sem conhecer as competências exigidas para exercê-las pode trazer consequências como a contratação de funcionários inaptos a executá-las. Prejudicando assim, a produtividade da empresa, sobrecarregando os demais colaboradores e entregando resultados sem a qualidade esperada pelo cliente.
5) Evitar retrabalhos
O retrabalho ocorre quando uma atividade não é executada corretamente ou não atende aos padrões de qualidade esperados. Isso pode acontecer quando os funcionários não estão habituados a realizarem as tarefas que foram a eles determinadas, por não haver boa definição das funções atribuídas a cada cargo da empresa.
As consequências do retrabalho em uma organização podem ser: perda de produtividade, atraso no cumprimento dos prazos e insatisfação do cliente.
6) Maior autonomia para cada setor
Após a elaboração de uma cadeia hierárquica pode-se definir os dirigentes de cada setor. Dessa forma, os setores não ficam dependentes apenas da célula de maior poder, como Presidência ou Diretoria.
7) Remunerar seus funcionários de acordo com o mercado
É importante ter uma determinação de salários para cada cargo coerente com o que o mercado está pagando. Garantindo assim, que os colaboradores se sintam recompensados e motivados a executar com excelência as suas funções.
Além disso, remunerar os trabalhadores em conformidade com o mercado, evita pedidos de demissões e ações trabalhistas. Essas atitudes, geralmente, são movidas contra a empresa por funcionários que não se sentem valorizados pela função que exercem.
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